Audyt wewnętrzny przeprowadza wyznaczony pracownik lub zespół firmy sprzątającej, sprawdzając zgodność codziennej pracy z wewnętrznymi procedurami — np. czy stosowane są odpowiednie stężenia środków dezynfekujących, czy przestrzegana jest kolorystyka ścierek (system kolorów zapobiegający przenoszeniu zanieczyszczeń między strefami) i czy dokumentacja BHP jest aktualna. Audyt jednostki certyfikującej wykonuje niezależny, akredytowany audytor zewnętrzny, którego celem jest formalne potwierdzenie zgodności systemu zarządzania z normą, np. ISO 9001 czy ISO 14001, co jest warunkiem wydania lub przedłużenia certyfikatu.
Dlaczego oba rodzaje audytu są potrzebne, a nie zastępują się nawzajem
Audyt wewnętrzny jest elastyczny — można go przeprowadzać co miesiąc, skupiać się na wybranym obszarze (np. tylko na procedurach doczyszczania posadzek) i od razu wdrażać poprawki bez formalnej biurokracji. Audyt zewnętrzny jest sformalizowany, odbywa się zwykle raz w roku (audyt nadzoru) lub co trzy lata (audyt recertyfikujący), a jego wynik ma bezpośredni wpływ na to, czy firma zachowuje prawo posługiwania się certyfikatem w przetargach i ofertach dla klientów korporacyjnych, dla których certyfikat bywa formalnym wymogiem.
| Kryterium | Audyt wewnętrzny | Audyt jednostki certyfikującej |
|---|---|---|
| Kto przeprowadza | Pracownik / zespół firmy | Niezależny audytor akredytowany |
| Częstotliwość | Dowolna, np. co miesiąc | Zwykle raz w roku / co 3 lata |
| Skutki formalne | Wewnętrzne działania korygujące | Utrzymanie lub utrata certyfikatu |
| Koszt | Niski (czas pracownika) | Wysoki (opłata dla jednostki) |
| Zakres | Elastyczny, wybrany obszar | Cały system zarządzania wg normy |
Jak audyt wewnętrzny przygotowuje do zewnętrznego
Dobrze prowadzony audyt wewnętrzny działa jak próba generalna przed audytem certyfikującym — pozwala wychwycić niezgodności (np. brak aktualnych kart charakterystyki środków chemicznych, nieprawidłowe przechowywanie rękawic ochronnych czy braki w szkoleniach BHP) zanim zauważy je zewnętrzny audytor, którego negatywne ustalenia (tzw. niezgodności większe) mogą skutkować odmową wydania certyfikatu lub jego zawieszeniem.
Firmy przygotowujące się do pierwszej certyfikacji ISO powinny przeprowadzić co najmniej jeden pełny audyt wewnętrzny obejmujący wszystkie procesy na 4–6 tygodni przed wizytą jednostki certyfikującej — to czas wystarczający na wdrożenie i udokumentowanie działań korygujących.
Najczęściej zadawane pytania
Czy audyt wewnętrzny może zastąpić certyfikację ISO?
Nie, audyt wewnętrzny nie daje formalnego certyfikatu uznawanego przez klientów i przetargi — to wyłącznie narzędzie doskonalenia wewnętrznego, certyfikat wydaje wyłącznie akredytowana jednostka zewnętrzna.
Kto musi przeprowadzać audyty wewnętrzne w firmie sprzątającej z certyfikatem ISO?
Norma ISO 9001 wymaga, by audyty wewnętrzne prowadziły osoby niezależne od ocenianego obszaru (nie mogą audytować własnej pracy) i przeszkolone z zasad audytowania, niekoniecznie z zewnętrznymi uprawnieniami.
Co się dzieje, jeśli audyt jednostki certyfikującej wykaże niezgodność?
Firma otrzymuje określony czas (zwykle 30–90 dni) na wdrożenie działań korygujących i przedstawienie dowodów ich skuteczności, w przeciwnym razie certyfikat może zostać zawieszony lub cofnięty.