W kancelarii prawnej lub notarialnej klient zwykle przychodzi raz, czasem w napiętej sytuacji życiowej - rozwód, spadek, duża transakcja - i w tych okolicznościach nieświadomie ocenia wiarygodność kancelarii również przez pryzmat porządku i czystości wnętrza. Zaplamiony blat w sali podpisów czy odciski palców na szklanym stole konferencyjnym są zauważane, nawet jeśli klient nie powie tego wprost.
Sala podpisów i stół konferencyjny - pierwsza linia wizerunku
Stoły ze szkła i blaty lakierowane wymagają codziennego przetarcia bez pozostawiania smug - do tego celu najlepiej sprawdza się ściereczka z mikrofibry i preparat bez amoniaku, który nie zostawia zapachu chemicznego w pomieszczeniu, gdzie za chwilę odbędzie się podpisanie ważnego dokumentu. Odciski palców na szkle są widoczne pod bocznym oświetleniem, dlatego mycie "na sucho" tuż przed spotkaniem jest częstą praktyką w kancelariach przyjmujących klientów punktowo, między umówionymi wizytami.
Fotele i tapicerka - inny reżim dla skóry i tkaniny
- Fotele ze skóry naturalnej lub ekologicznej czyszczone preparatem do skóry z dodatkiem nawilżającym - zwykłe środki uniwersalne z czasem wysuszają i pękają powłokę
- Tapicerka tkaninowa w poczekalni wymaga regularnego odkurzania i punktowego odplamiania, zanim ślad (np. od kawy podanej klientowi) się utrwali
- Archiwum akt i regały z dokumentami generują pył papierowy, który osiada na meblach biurowych - warto przecierać je częściej niż wynikałoby z widocznego zabrudzenia
- Dozownik z płynem do dezynfekcji rąk w recepcji to dziś standardowy element powitania klienta, niezależnie od sezonu
Zapach jako część wrażenia, nie dodatek
Intensywny odświeżacz powietrza w kancelarii bywa odbierany jako próba zamaskowania czegoś, zamiast jako element czystości - subtelny, neutralny zapach działa lepiej niż mocna nuta zapachowa, zwłaszcza w małych salach spotkań, gdzie klient siedzi blisko dyfuzora przez cały czas trwania czynności notarialnej.
W kancelarii czystość widoczna (blaty, szkło, fotele) i czystość odczuwalna (świeże powietrze, brak zapachu chemii) są równie ważne jak higiena rąk przy podpisywaniu dokumentów, które klient zabiera ze sobą.
Recepcja i strefa oczekiwania
Klienci kancelarii często czekają dłużej niż w innych usługach - z uwagi na charakter spraw i konieczność przygotowania dokumentów - dlatego strefa oczekiwania z czystą, zadbaną prasą, blatem bez okruchów i uporządkowanymi materiałami informacyjnymi wpływa na odczuwaną profesjonalność całej wizyty.
Najczęściej zadawane pytania
Czym czyścić szklany stół konferencyjny, żeby nie zostawiał smug?
Ściereczką z mikrofibry i preparatem do szyb bez amoniaku, najlepiej na sucho lub z minimalną ilością płynu, przetartym w jednym kierunku.
Jak czyścić fotele ze skóry ekologicznej w sali oczekiwania?
Dedykowanym preparatem do skóry z komponentem nawilżającym - uniwersalne środki czyszczące z czasem wysuszają powłokę i powodują jej pękanie.
Czy mocny odświeżacz powietrza jest dobrym rozwiązaniem w kancelarii?
Nie zawsze - intensywny zapach w małej sali spotkań może być odbierany jako maskowanie nieczystości, lepiej działa neutralna, subtelna nuta.