Wybierając firmę sprzątającą, najważniejsze jest to, co znajdzie się w umowie, a nie w rozmowie handlowej - zakres prac musi być rozpisany na konkretne czynności i częstotliwości, a nie ograniczony do ogólnego sformułowania utrzymanie czystości w obiekcie. Bez tego każda ze stron inaczej rozumie, co wchodzi w zakres usługi, a spory pojawiają się dokładnie w momencie, gdy trzeba wyegzekwować jakość, na którą płaci zleceniodawca.
Zakres prac - im bardziej szczegółowy, tym mniej sporów
Dobra umowa rozbija sprzątanie na czynności codzienne, tygodniowe, miesięczne i okresowe, z podaniem konkretnych pomieszczeń i powierzchni. Zamiast zapisu sprzątanie sanitariatów, powinno pojawić się na przykład: mycie i dezynfekcja armatury oraz muszli - codziennie, uzupełnianie mydła i papieru - codziennie, doczyszczanie fug - raz w miesiącu. Taki poziom szczegółowości pozwala jednoznacznie sprawdzić, czy firma wywiązuje się z umowy, a nie polegać na subiektywnym wrażeniu czystości.
Chemia i sprzęt - kto je zapewnia i jakiej jakości
- Czy firma sprzątająca dostarcza własną chemię i sprzęt, czy korzysta z zasobów zleceniodawcy
- Czy stosowane środki mają odpowiednie dopuszczenia, jeśli obiekt to placówka medyczna, gastronomiczna lub oświatowa
- Czy umowa dopuszcza zmianę środków czyszczących bez informowania zleceniodawcy
- Kto odpowiada za konserwację i wymianę sprzętu w trakcie trwania kontraktu
- Czy karty charakterystyki substancji niebezpiecznych są dostępne na żądanie zleceniodawcy
Odpowiedzialność za szkody i ubezpieczenie
Firma sprzątająca powinna posiadać polisę OC działalności obejmującą szkody wyrządzone w trakcie realizacji usługi - zarysowanie posadzki niewłaściwym środkiem, zalanie sprzętu elektronicznego czy uszkodzenie mebli. Warto sprawdzić sumę ubezpieczenia i czy obejmuje ona konkretnie ryzyka związane ze sprzątaniem, a nie ogólną odpowiedzialność cywilną firmy, która może mieć wyłączenia nieistotne z pozoru, a kluczowe w razie realnej szkody.
Personel - rotacja, szkolenia, dostęp do obiektu
Warto zapytać, jak często firma rotuje personel przypisany do danego obiektu, ponieważ częsta zmiana sprzątających oznacza konieczność ciągłego wdrażania nowych osób w specyfikę placówki, co przekłada się na spadek jakości. Istotne jest też, czy umowa reguluje dostęp personelu sprzątającego do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony, na przykład archiwów czy serwerowni, oraz czy firma weryfikuje niekaralność pracowników, jeśli obiekt tego wymaga.
Kary umowne i procedura reklamacji
Dobra umowa przewiduje jasną procedurę zgłaszania uchybień - kto, w jakiej formie i w jakim terminie może zgłosić niewykonaną lub źle wykonaną usługę, oraz jakie są konsekwencje powtarzających się uchybień, na przykład kary umowne lub prawo do wypowiedzenia umowy w trybie natychmiastowym. Brak takiego zapisu oznacza, że jedynym środkiem nacisku na firmę jest niepłacenie faktury, co samo w sobie generuje spór prawny.
Poproś o załącznik do umowy w formie harmonogramu prac z podziałem na dni tygodnia i konkretne czynności - to dokument, który realnie pozwala kontrolować jakość usługi, a nie sama treść umowy głównej.
Najczęściej zadawane pytania
Czy umowa z firmą sprzątającą powinna określać konkretną liczbę osób sprzątających obiekt?
Tak, warto to zapisać wprost, ponieważ ograniczenie liczby personelu przy tym samym zakresie prac jest częstym sposobem obniżania kosztów przez firmę kosztem jakości usługi.
Na jaki okres najlepiej podpisywać umowę z firmą sprzątającą?
Rozsądny kompromis to rok z możliwością wypowiedzenia z miesięcznym okresem, co daje czas na ocenę jakości usługi, a jednocześnie nie wiąże zleceniodawcy zbyt długo, jeśli współpraca się nie sprawdzi.
Czy firma sprzątająca musi okazać karty charakterystyki używanych środków chemicznych?
Tak, zleceniodawca ma prawo wglądu do kart charakterystyki substancji niebezpiecznych używanych na terenie jego obiektu, szczególnie istotne w placówkach medycznych, oświatowych i gastronomicznych podlegających kontroli sanepidu.